- регистрирует корреспонденцию; - обеспечивает прохождение документов в установленные сроки, отслеживает своевременность их исполнения ответственными специалистами, информирует руководителя о состоянии исполнения документов, находящихся на контроле; - обеспечивает сохранность проходящей служебной документации; - ведет работу по созданию справочного аппарата по документам (картотека, журналы регистрации), обеспечивает удобный и быстрый их поиск, организует использование документальных материалов и выдает необходимые справки по зарегистрированным документам; - ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции; - в соответствии с действующими правилами архивного дела шифрует, систематизирует и размещает организационно-распорядительные документы, ведет их учет; - участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации их хранения; - оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов; - организует своевременное оповещение участников о проведении протокольного мероприятия; - обеспечивает тиражирование утвержденного плана (программы и др. документов) мероприятия в требуемом количестве экземпляров; - осуществляет рассылку материалов (в том числе справочных, информационных, проектов, подлежащих рассмотрению и т.п.), относящихся к протокольному мероприятию, его участникам; - организует комплексную подготовку помещения, предназначенного для проведения мероприятия; - осуществляет регистрацию участников, доводит до их сведения дополнительную информацию о порядке проведения мероприятия; - оформляет материалы протокольного мероприятия на хранение; - обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировально-множительных работ и другие технические работы; - составляет статическую отчетность по документообороту; - организует проведение телефонных переговоров руководителя; - передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам; - осуществляет информационное обеспечение деятельности органов ЗАГС Кузбасса (рассылка документов с использованием факсимильной связи, электронной почты и др.); - выполняет иные поручения руководителя. |